Кадровый аудит

Кадровый аудит (экспертиза кадровой документации) – это проверка соответствия ведения кадровой документации в организации нормам российского законодательства и иных правовых актов, обязательных для исполнения на территории РФ, выявление и исправление допущенных нарушений, а также предотвращение нежелательных и влекущих за собой последствий, ввиду этих нарушений.

Что включает в себя кадровый аудит:

• Это проверка наличия и правильности разработки локальных нормативных актов предприятия (Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о защите персональных данных работников, Положение об оплате труда работников, Положение об организации охранеы труда др.)
• Это проверка правильности и соответствия документов по учету кадров (Штатное расписание, График отпусков, Табель учета рабочего времени, трудовые договора с работниками, должностные инструкции и др.)
• Это проверка всех приказов по законодательству (прием, увольнение, перевод, отпусков и др.).
• Это проверка учета оформления личных карточек работников
• Это проверка ведения личных дел работников с правильным умением ведения трудовых книжек работников
• Это проверка порядка ознакомления сотрудников с локальными актами предприятия

Порядок предоставления услуг по аудиту кадровой документации:

• Проверка наличия у Компании-Заказчика обязательных, в соответствии с требованиями Законодательства РФ, кадровых документов
• Предоставление Компанией-Заказчиком для проверки документов, запрошенных специалистами нашей Компании.
• Составление заключения по результатам выполненной проверки кадровой документации.

По окончании проведения аудита выдаются: список проверенных документов, список выявленных нарушений, а также ответственность работодателя за нарушение трудового законодательства риски, которые могут возникнуть в случае не устранения выявленных нарушений (размер штрафа по каждому нарушению).

Аудит кадрового делопроизводства не нужно путать с аудитом, проводимым в бухгалтерии организации. Аудит кадрового делопроизводства может проводиться специалистом, который обладает знаниями в области трудового права и нормативов оформления кадровых документов. Аудит, конечно можно провести и самим!
Однако, поручая аудит штатным сотрудникам, отвечающим за ведение кадрового документооборота, необходимо понимать, что они прежде всего являются наемными работниками и не всегда способны дать независимую и объективную оценку сложившейся ситуации.
Во-первых, потому что они будут фактически проводить аудит собственной работы.
Во-вторых, всем ясно, что от результатов проведенной проверки может зависеть оплата их труда.
В-третьих, именно этим сотрудникам в случае обнаружения каких-либо отклонений придется исправлять допущенные ошибки, разрабатывать и внедрять рекомендации (предложения) по улучшению собственной же деятельности. Приглашая внешних аудиторов (консультантов) руководство компании получает возможность значительно сэкономить время, получив одновременно дополнительный ресурс в виде знаний и опыта внешних консультантов. Для того чтобы внешние аудиторы могли комплексно оценить состояние кадрового документооборота, им необходимо: - изучить процедуры документирования трудовых отношений в компании; - проанализировать состав кадровой документации и определить ее соответствие требованиям действующего законодательства; - провести анализ системы хранения кадровой документации.

Юридическая сила кадрового документа зависит от нескольких условий:
1. Требования к оформлению документов (ГОСТ Р 6.30-2003). Документы, оформленные с отступлением от требований данного Государственного стандарта, теряют юридическую силу.
2. При оформлении ряда процедур по кадровому учету необходимо использовать унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1.
3. Помимо требований к оформлению кадровой документации трудовое законодательство содержит также определенные требования и к их содержанию.

Соответствие документа всем указанным требованиям и подлежит проверке в ходе аудита.
1. Проверяется наличие каждого из указанных в списке документов. При проверке приказов по личному составу необходимо также убедиться в наличии документов-оснований к этим приказам. Зачастую указанные документы существуют только виртуально - ссылка на них в приказе есть, но сами документы кадровой службой не составляются.
2. Оценка оформления существующих документов на предмет их соответствия действующему законодательству. Проверяется как наличие в документе всех необходимых реквизитов, так и соблюдение требований к их оформлению.

Каждый работодатель должен обеспечить сохранность кадровых документов таким образом, чтобы защищать создаваемые документы от несанкционированного доступа, утраты, повреждения или иных чрезвычайных ситуаций. Требование об обеспечении сохранности документов, образующихся в процессе деятельности компании, и их постоянном хранении в архиве содержится в действующем законодательстве. Если в кадровой службе не создана правильная система хранения кадровых документов, обеспечить их сохранность будет невозможно.

ООО «КонсалтингПерспективаСервис» предлагает ВАМ 2 ВАРИАНТА ПРОВЕДЕНИЯ КАДРОВОГО АУДИТА:

1) Выборочный аудит кадровой документации:
Проверка документации производится на условиях выборки. На коэффициент выборки влияют такие факторы, как общее количество документации, количество лиц, допущенных к ведению документов и др. Проверяется та часть документов, анализ которой позволит представить текущую картину состояния кадровой документации.
Цель обзорного аудита – показать заказчику общее состояние кадровой документации его компании, с указанием на типичные ошибки, выявленные в ходе аудита.
Мы даем 100% гарантию выявления всех нарушений в документах, проверенных на условиях выборки. А также гарантию соответствия рекомендаций требованиям законодательства РФ.
По результатам аудита мы подготовим отчет с рекомендациями по исправлению выявленных нарушений с указанием на имеющие место типичные ошибки.
Стоимость рассчитывается из объема требуемых работ. На определение стоимости влияют индивидуальные особенности компании заказчика: штат компании, глубина аудита по времени, количество нормативных актов и т.д.

2) Общий аудит кадровой документации:
Производится поштучная проверка всех кадровых документов в компании заказчика, нарушение ведения которых может понести за собой санкции со стороны проверяющих органов. Объем работ Исполнителя прямо пропорционален штату работников заказчика, общему объему кадровой документации.
Цель общего аудита – выявить все допущенные заказчиком нарушения при ведении кадровой документации в представленных для диагностики документах и указать на ошибки.
На основании договора мы даем 100% гарантию на выявление всех нарушений в документах представленных для проверки заказчиком. А также за выявление всех допущенных заказчиком нарушений.
По результатам проведенной работы мы подготавливаем отчет с рекомендациями по исправлению всех выявленных нарушений с обязательным включением (перечнем) всех найденных ошибок в ходе аудита.
Стоимость рассчитывается из объема требуемых работ. На определение стоимости влияют Специфика деятельности заказчика, штат организации, длительность аудита по времени, количество нормативных актов и т.д.